Visa thăm thân/thăm người quen là loại thị thực bắt buộc đối với người thân và bạn bè nước ngoài đến thăm Nhật Bản. Meccha nghĩ có rất nhiều người Việt Nam hiện đang sống ở Nhật đều có mong muốn gia đình mình sẽ có thể đến thăm Nhật Bản. Một số thủ tục và tài liệu quan trọng được yêu cầu để có được thị thực này. Bài viết này cung cấp thông tin chi tiết về thủ tục nộp đơn xin thị thực thăm thân nhân.
Visa thăm thân/người quen là gì?
Visa thăm thân của Nhật Bản là loại visa để người nước ngoài có thể lưu trú ngắn hạn tại Nhật Bản. Đây là loại visa mà người nước ngoài xin để thăm gia đình, người thân, bạn bè,… đang sinh sống tại Nhật Bản. Visa thăm thân là một loại thị thực du lịch ngắn hạn nhằm mục đích lưu trú tạm thời, không giống như thị thực cho các mục đích khác như lưu trú dài hạn hoặc làm việc.
Thị thực du lịch ngắn hạn là thị thực lưu trú tại Nhật Bản có hiệu lực tối đa 90 ngày.
Ngoài 90 ngày, còn có ba loại: 30 ngày và 15 ngày, số ngày bạn nộp đơn sẽ thay đổi tùy thuộc vào số ngày bạn dự định ở lại Nhật Bản.
Điều kiện xin visa thăm thân/người quen
Để có được thị thực thăm thân, thành viên gia đình hoặc người thân mà bạn dự định đến thăm phải sống ở Nhật Bản và phải chuẩn bị các giấy tờ như thư mời. Người xin thị thực cũng phải cung cấp tài liệu chứng minh sự ổn định tài chính để có thể xin được visa này.
Các loại thị thực và yêu cầu có thể thay đổi theo thời gian, vì vậy vui lòng kiểm tra với cơ quan ngoại giao hoặc lãnh sự quán Nhật Bản của bạn hoặc trang web chính thức có liên quan để biết thông tin cập nhật nhất khi có được thông tin cụ thể.
Thông tin trên trang web của Đại sứ quán Nhật Bản tại Việt Nam cho Visa thăm thân https://www.vn.emb-japan.go.jp/itpr_ja/VN_SVisaFAM.html
Thông tin trên trang web của Đại sứ quán Nhật Bản tại Việt Nam cho Visa thăm người quen
https://www.vn.emb-japan.go.jp/itpr_ja/VN_SVisaFR.html
Nộp đơn xin visa ở đâu?
Đối với thị thực lưu trú ngắn hạn, người nước ngoài muốn xin thị thực sẽ nộp đơn xin thị thực tại đại sứ quán (lãnh sự quán) Nhật Bản ở nước ngoài. Tuy nhiên, do số lượng đơn đăng ký lớn ở Trung Quốc, Việt Nam và Philippines, nên việc nộp đơn tại các quốc gia này hiện nay phải được thực hiện thông qua ủy quyền các đại lý du lịch do Đại sứ quán Nhật Bản chỉ định chứ không thể nộp trực tiếp. Vì vậy chúng tôi khuyến nghị các cá nhân nếu có ý định nộp trực tiếp thì nên liên hệ với Đại sứ quán Nhật Bản tại Việt Nam để xác nhận xem họ có thể tự mình nộp đơn hay không.
Đối với những trường hợp lưu trú ngắn hạn, việc xét duyệt thường sẽ được hoàn thành sau khoảng một tuần và bạn có thể nhận được thị thực.
Nếu bạn muốn nộp hồ sơ trực tiếp, hãy đến đại sứ quán và nộp hồ sơ. Hiện có 3 đại sứ quán Nhật Bản tại Việt Nam như dưới đây.
1.Đại sứ quán Nhật Bản tại Hà Nội
Địa chỉ: 27 Liễu Giai, quận Ba Đình, Hà Nội, Việt Nam.
Điện thoại: +84-24-3846-3000
2.Đại sứ quán Nhật Bản tại Việt Nam tại TP.HCM
Địa chỉ: 261 Điện Biên Phủ, Quận 3, TP. Hồ Chí Minh
Điện thoại: +84-28-3933-3510
3.Đại sứ quán Nhật Bản tại thành phố Đà Nẵng
Địa chỉ: Tầng 4-5, Lô A17–18–19, đường 2/9, P. Bình Thuận, Q. Hải Châu, Đà Nẵng
Điện thoại: +84-(0)236-3555-535
Nếu bạn nộp đơn thông Đại lý du lịch, xin vui lòng tham khảo danh sách các Đại lý do Đại sứ quán Nhật Bản tại Việt Nam chỉ định. Xin lưu ý rằng nếu bạn nộp đơn tại một tổ chức không phải là tổ chức được chỉ định, đơn đăng ký của bạn có thể bị từ chối. Đường link bên dưới là danh sách được đăng trên trang chủ của Đại sứ quán Nhật Bản tại Việt Nam.
Danh sách Đại lý du lịch Đại sứ quán chỉ định https://www.vn.emb-japan.go.jp/files/100421232.pdf
Các tài liệu cần thiết cho thủ tục nộp đơn xin visa
Hồ sơ xin cấp visa nộp tại Đại sứ quán được chia thành hai phần: Phần hồ sơ dành cho người bảo lãnh phía Nhật Bản và phần hồ sơ dành cho người xin cấp visa phía Việt Nam.
Sau khi bên bảo lãnh phía Nhật Bản chuẩn bị hồ sơ xong, sẽ cần phải gửi về Việt Nam cho người nộp đơn phía Việt Nam. Người nộp đơn xin visa phía Việt Nam sẽ nhận các hồ sơ này và mang cùng với hồ sơ mà mình đã chuẩn bị, gộp lại thành một bộ và nộp cho phía tiếp nhận hồ sơ tại Đại sứ quán Nhật Bản tại Việt Nam hoặc tại Lãnh sự quán Nhật Bản tại Việt Nam. Nếu bạn muốn mang nó trực tiếp, vui lòng mang đi nộp vào buổi sáng. Xin lưu ý rằng phía Đại sứ quán sẽ không nhận đơn đăng ký từ buổi chiều.
Bây giờ Meccha sẽ giải thích chi tiết những giấy tờ mà người bảo lãnh Nhật Bản phải chuẩn bị cũng như những giấy tờ mà người xin visa phía Việt Nam phải chuẩn bị.
Trường hợp Visa thăm thân
Hồ sơ do người bảo lãnh phía Nhật Bản chuẩn bị
1.Giấy lý do mời (bản chính)
Thư lý do mời sẽ viết chi tiết về mục đích nhập cảnh của người xin visa. Vì vậy vui lòng không viết mơ hồ như “thăm người thân” mà hãy viết chi tiết những hoạt động mà người xin visa sẽ làm ở Nhật Bản.
Nếu có hai người trở lên nộp đơn cùng lúc, vui lòng đính kèm văn bản “Danh sách người nộp đơn.”
Giấy lý do mời https://www.vn.emb-japan.go.jp/files/100111435.pdf
Danh sách người nộp đơn https://www.vn.emb-japan.go.jp/files/000474714.pdf
2.Nếu người mời là người Nhật hoặc vợ/chồng của người Nhật
Cần có bản sao sổ hộ khẩu (bản gốc)
3.Lịch trình lưu trú
Lưu ý: Phía Nhật bắt buộc phải là người điền vào form này. Nếu có bất cứ dấu hiệu nào có thể xác định rằng người nộp đơn là bên đã chuẩn bị form này, thị thực có thể bị từ chối.
Trong lịch trình lưu trú hãy nhớ điền ngày đến và ngày về. Nếu bạn đã quyết định số hiệu chuyến bay hoặc tên (sân bay) mà bạn sẽ sử dụng khi nhập cảnh hoặc xuất cảnh khỏi đất nước, hãy nhớ ghi lại chúng.
Trong lịch trình lưu trú này bạn phải điền hành trình lưu trú cho mỗi ngày về những địa điểm bạn sẽ ghé thăm và vui lòng viết ra không chỉ tên các thành phố như "Tokyo" hay "Kyoto", mà còn cả những địa điểm thực tế bạn sẽ ghé thăm và chi tiết về các hoạt động của bạn.
Ngoài ra, vui lòng điền thông tin chi tiết về chỗ ở của bạn (trong trường hợp là khách sạn, tên, địa chỉ và số điện thoại).
Form Bảng lịch trình lưu trú https://www.vn.emb-japan.go.jp/files/000474710.pdf
Các tài liệu bổ sung cần chuẩn bị nếu phía Nhật Bản thanh toán chi phí
1.Giấy bảo lãnh: Xin lưu ý rằng nếu thiếu dù chỉ một mục trong giấy bảo lãnh, tài liệu sẽ được đánh giá là không đầy đủ.
Mẫu giấy bảo lãnh https://www.vn.emb-japan.go.jp/files/100113927.pdf
2.Giấy tờ chứng minh khả năng chi trả của bên bảo lãnh: Một trong các giấy tờ sau
・Giấy chứng nhận thuế do thị trưởng thành phố, phường, thị trấn hoặc thôn cấp (giấy chứng nhận tổng thu nhập gần đây nhất)
・Giấy chứng nhận thu nhập do thị trưởng thành phố, phường, thị trấn hoặc làng cấp (giấy chứng nhận tổng thu nhập gần đây nhất)
・Giấy chứng nhận nộp thuế do Giám đốc cơ quan thuế cấp (mẫu 2 chứng minh số tiền thu nhập)
・Bản sao tờ khai quyết toán thuế cuối cùng (có đóng dấu nghiệm thu của cơ quan thuế)
・Đối với eTAX điện tử, bản in "Thông báo đang thụ lý" và "Kakutei shinkoku"
(Nếu được yêu cầu) Bạn sẽ phải nộp thêm Giấy chứng nhận số dư tiền gửi của tổ chức tài chính
Lưu ý: Phiếu khấu trừ thuế sẽ không được chấp nhận.
3.Bản sao thẻ cư trú của bạn (thẻ thể hiện mối quan hệ của tất cả các thành viên trong gia đình)
Nếu người bảo lãnh là người nước ngoài, vui lòng chuẩn bị một bản không bỏ sót bất kỳ thông tin nào ngoài My Number và mã hồ sơ cư trú của bạn. Ngoài ra, vui lòng gửi bản sao mặt trước và mặt sau của thẻ cư trú hợp lệ.
Hồ sơ do người nộp đơn Việt Nam chuẩn bị
1.Hộ chiếu bản gốc
2.Đơn đăng ký bản gốc (có ảnh CMND 4,5cm x 3,5cm)
*Lưu ý: Ở cuối mẫu đơn, người nộp đơn phải ký tên giống như chữ ký trên hộ chiếu của mình.
Vui lòng viết tên của người nộp đơn ở mặt sau của ảnh ID.
Nếu ảnh ID của bạn đã bị chỉnh sửa, đơn đăng ký của bạn có thể không được chấp nhận.
Vui lòng không ghim tài liệu vì tài liệu sẽ được xử lý trên máy.
Mẫu đơn đăng ký https://www.vn.emb-japan.go.jp/files/100474784.pdf
3.Giấy tờ chứng minh quan hệ họ hàng với người được mời: Xuất trình bản chính và nộp bản sao
Giấy khai sinh
Giấy chứng nhận kết hôn vv.
4.Một bản gốc chứng minh khả năng chi trả chi phí chuyến đi
Giấy chứng nhận số dư tiền gửi ngân hàng
Giấy chứng nhận thu nhập do cơ quan công quyền cấp, v.v.
5.Xác nhận đặt chỗ chuyến bay hoặc hành trình
Vé tàu đi bằng đường biển cũng được chấp nhận.
Tuy nhiên, meccha khuyên bạn không nên mua vé lên máy bay cho đến khi bạn có được thị thực.
Hành trình có thể không phải là tài liệu do người nộp đơn hoặc người mời tạo ra mà là bản in của "lịch trình bay" bao gồm ngày khởi hành và đến, thời gian, số chuyến bay cũng như địa điểm khởi hành và đến cũng được chấp nhận.
Trường hợp Visa thăm người quen
Hồ sơ do người bảo lãnh Nhật Bản chuẩn bị
Về cơ bản, nếu bạn đến thăm người quen, bạn sẽ cần chuẩn bị các giấy tờ tương tự như visa thăm thân nhân. Chi tiết hồ sơ như sau.
1.Giấy lý do mời (bản gốc)
Trong giấy lý do mời này về mục đích chuyến thăm của bạn, vui lòng không viết những câu mơ hồ như "thăm người quen", mà thay vào đó hãy viết chi tiết những hoạt động mà người xin visa sẽ làm ở Nhật Bản.
Nếu có hai người trở lên nộp đơn cùng lúc, vui lòng đính kèm danh sách người nộp đơn.
Form Giấy lý do mời https://www.vn.emb-japan.go.jp/files/100111435.pdf
Form Danh sách người nộp đơn https://www.vn.emb-japan.go.jp/files/000474714.pdf
2.Lịch trình lưu trú
Lưu ý: Phía Nhật phải là bên điền vào form này. Nếu có bất cứ dấu hiệu nào có thể xác định rằng người nộp đơn xin visa là bên điền vào form, thị thực có thể bị từ chối.
Trong lịch trình lưu trú hãy nhớ điền ngày đến và ngày về. Nếu bạn đã quyết định số hiệu chuyến bay hoặc tên (sân bay) mà bạn sẽ sử dụng khi nhập cảnh hoặc xuất cảnh khỏi đất nước, hãy nhớ ghi lại chúng.
Bạn phải điền thông tin hành trình lưu trú cho mỗi ngày về những địa điểm bạn sẽ ghé thăm, vui lòng viết ra không chỉ tên các thành phố như "Tokyo" hay "Kyoto", mà còn cả những địa điểm thực tế bạn sẽ ghé thăm và chi tiết về các hoạt động của bạn.
Ngoài ra, vui lòng điền thông tin chi tiết về chỗ ở của bạn (trong trường hợp là khách sạn, tên, địa chỉ và số điện thoại).
Form bảng lịch lưu trú https://www.vn.emb-japan.go.jp/files/000474710.pdf
Các tài liệu bổ sung cần chuẩn bị nếu phía Nhật Bản thanh toán chi phí
1.Giấy bảo lãnh: Xin lưu ý rằng nếu thiếu dù chỉ một mục trong giấy bảo lãnh, tài liệu sẽ được đánh giá là không đầy đủ.
Mẫu giấy bảo lãnh https://www.vn.emb-japan.go.jp/files/100113927.pdf
2.Giấy tờ chứng minh khả năng chi trả của bên bảo lãnh: Một trong các giấy tờ sau
・Giấy chứng nhận thuế do thị trưởng thành phố, phường, thị trấn hoặc làng cấp (giấy chứng nhận tổng thu nhập gần đây nhất)
・Giấy chứng nhận thu nhập do thị trưởng thành phố, phường, thị trấn hoặc làng cấp (giấy chứng nhận tổng thu nhập gần đây nhất)
・Giấy chứng nhận nộp thuế do Giám đốc cơ quan thuế cấp (mẫu 2 chứng minh số tiền thu nhập)
・Bản sao tờ khai quyết toán thuế cuối cùng (có đóng dấu nghiệm thu của cơ quan thuế)
・Đối với eTAX điện tử, bản in "Thông báo đang thụ lý" và "Kakutei shinkoku"
(Nếu được yêu cầu) Bạn phải nộp thêm Giấy chứng nhận số dư tiền gửi của tổ chức tài chính
Lưu ý: Phiếu khấu trừ thuế không được chấp nhận.
3.Bản sao thẻ cư trú của bạn (thẻ thể hiện mối quan hệ của tất cả các thành viên trong gia đình)
Nếu người bảo lãnh là người nước ngoài, vui lòng chuẩn bị một bản không bỏ sót bất kỳ thông tin nào ngoài My Number và mã hồ sơ cư trú của bạn. Ngoài ra, vui lòng gửi bản sao mặt trước và mặt sau của thẻ cư trú hợp lệ.
Hồ sơ do người nộp đơn Việt Nam chuẩn bị
1.Hộ chiếu bản gốc
2.Đơn đăng ký bản gốc (có ảnh CMND 4,5cm x 3,5cm)
*Lưu ý: Ở cuối mẫu đơn, người nộp đơn phải ký tên giống như chữ ký trên hộ chiếu của mình.
Vui lòng viết tên của người nộp đơn ở mặt sau của ảnh ID.
Nếu ảnh ID của bạn đã bị thay đổi, đơn đăng ký của bạn có thể không được chấp nhận.
Vui lòng không ghim vì tài liệu sẽ được xử lý trên máy.
Mẫu đơn đăng ký https://www.vn.emb-japan.go.jp/files/100474784.pdf
3.Giấy tờ chứng minh quan hệ họ hàng với người được mời: Xuất trình bản chính và nộp bản sao
Ảnh (nhìn rõ khuôn mặt, không đeo kính râm, đội mũ, v.v.)
Thư, e-mail (có thể xác định được người gửi và người nhận)
Bảng kê cuộc gọi quốc tế, v.v.
Trong trường hợp có ảnh, bạn có thể được yêu cầu gửi thêm bản sao giấy tờ tùy thân chính thức như hộ chiếu để xác nhận danh tính của người được mời (người bảo lãnh).
Nếu là ảnh nhóm, vui lòng dán tem (số sê-ri) để nhận dạng người nộp đơn và người được mời.
Nếu ảnh của bạn đã bị chỉnh sửa, thị thực của bạn có thể bị từ chối.
4.Một bản gốc chứng minh khả năng chi trả chi phí chuyến đi
Giấy chứng nhận số dư tiền gửi ngân hàng
Giấy chứng nhận thu nhập do cơ quan công quyền cấp, v.v.
5.Xác nhận đặt chỗ chuyến bay hoặc hành trình
Vé tàu đi bằng đường biển cũng được chấp nhận.
Tuy nhiên, Meccha khuyên bạn không nên mua vé lên máy bay cho đến khi bạn có được thị thực. Hành trình có thể không phải là tài liệu do người nộp đơn hoặc người mời tạo ra mà là phiên bản in của "lịch bay" bao gồm ngày khởi hành và đến, thời gian, số chuyến bay cũng như địa điểm khởi hành và đến.
Ví dụ về cách điền tài liệu
Giấy lý do mời
Khi viết bản trình bày lý do mời bạn bè hoặc người thân để nộp đơn xin thị thực du lịch, giấy này nên bao gồm các yếu tố sau: Đơn xin thị thực yêu cầu thông tin chính xác và cụ thể, vì vậy hãy cố gắng cung cấp càng nhiều thông tin cụ thể càng tốt.
Mẫu đơn phải được người bảo lãnh từ Nhật Bản điền và đóng dấu sau đó gửi cho người nộp đơn tại Việt Nam. Chúng tôi khuyên bạn nên chuẩn bị một tờ quá trình mời（招へい経緯）riêng và mô tả nó chi tiết trong phần quá trình mời có trong thư mời.
Vui lòng tham khảo văn bản dưới đây để biết ví dụ về cách viết giấy quá trình mời.
Form Danh sách người nộp đơn
・Nếu bạn muốn mời hai người trở lên cùng một lúc, bạn cần điền vào biểu mẫu này, nhưng nếu bạn chỉ muốn mời một người thì bạn không cần điền vào biểu mẫu này.
・Phải được điền bởi người mời bạn từ Nhật Bản
・Ghi thông tin người đại diện hoặc trưởng nhóm trước, các thành viên sau.
Lịch trình lưu trú
Khi xin visa thăm thân (visa lưu trú ngắn hạn) tới Nhật Bản, bạn phải nộp lịch trình lưu trú của mình. Dưới đây là một ví dụ về thông tin cần có trong một hành trình điển hình. Tuy nhiên, điều quan trọng là phải kiểm tra trang web của lãnh sự quán hoặc đại sứ quán nơi bạn nộp đơn để biết các yêu cầu và định dạng cụ thể. Chúng tôi cũng khuyên bạn nên liên hệ trực tiếp với lãnh sự quán hoặc đại sứ quán để biết thông tin cập nhật nhất.
